Οικονομική Διαχείριση
Η σελίδα Οικονομικά είναι ο κεντρικός πίνακας παρακολούθησης των εσόδων, των διδάκτρων και των πληρωμών του εκπαιδευτηρίου σας. Εδώ μπορείτε να δημιουργήσετε πακέτα διδάκτρων, να εκδώσετε χρεώσεις, να καταχωρήσετε πληρωμές και να διαχειριστείτε τη φορολογική διαβίβαση μέσω myDATA.
Πού βρίσκεται: Μενού πλοήγησης → Οικονομικά
Επισκόπηση
| Τμήμα / Καρτέλα | Σκοπός |
|---|---|
| Πίνακας Ελέγχου | Άμεση εικόνα εσόδων, οφειλών και εκκρεμών χρεώσεων |
| Πακέτα Διδάκτρων | Δημιουργία και ανάθεση δομών τιμολόγησης |
| Οικονομικά Μαθητή | Ατομική καρτέλα χρεώσεων και ιστορικό πληρωμών |
| Συναλλαγές | Αναλυτικό ιστορικό όλων των εισπράξεων |
1. Πίνακας Ελέγχου (Dashboard)
Εμφανίζει μια σύνοψη σε πραγματικό χρόνο:
- Συνολικά Έσοδα: Το άθροισμα όλων των εισπραχθέντων ποσών για το τρέχον σχολικό έτος.
- Αναμενόμενα Έσοδα: Σύνολο εκδοθέντων χρεώσεων που δεν έχουν εξοφληθεί ακόμα.
- Ληξιπρόθεσμες Οφειλές: Χρεώσεις των οποίων η ημερομηνία λήξης έχει παρέλθει.
- Μαθητές χωρίς Πακέτο: Μαθητές που δεν έχουν ακόμη συνδεθεί με κάποιο πακέτο διδάκτρων.
2. Πακέτα Διδάκτρων
Τα πακέτα διδάκτρων ορίζουν το κόστος σπουδών και τον τρόπο πληρωμής. Κάθε μαθητής συνδέεται με ένα πακέτο.
Δημιουργία Νέου Πακέτου
Πατήστε «Νέο Πακέτο» και συμπληρώστε τη φόρμα:
- Τίτλος Πακέτου: Ένα περιγραφικό όνομα (π.χ. Ετήσιο Αγγλικά Β2 — 8 Δόσεις).
- Συνολικό Ποσό: Το συνολικό κόστος σπουδών για το έτος.
- Δομή Πληρωμής:
- Εφάπαξ: Πλήρης πληρωμή σε μία συναλλαγή.
- Δόσεις: Ορίστε τον αριθμό δόσεων και, αν θέλετε, τις ημερομηνίες λήξης (due dates) για κάθε δόση ξεχωριστά.
- Σύνδεση Μαθημάτων: Συσχέτιση του πακέτου με συγκεκριμένα τμήματα ή πρότυπα μαθημάτων.
Μπορείτε να αναθέσετε ένα πακέτο σε πολλούς μαθητές ταυτόχρονα: στη σελίδα Οικονομικά ανοίξτε το μενού Μαζικές Ενέργειες και επιλέξτε Μαζική Ανάθεση Πακέτου (ή πατήστε Ανάθεση Πακέτου στην κάρτα του Πίνακα Ελέγχου). Φιλτράρετε τη λίστα ανά Τάξη ή Ομάδα, επιλέξτε τους μαθητές και το πακέτο — χρήσιμο για μαζική εγγραφή στην αρχή του σχολικού έτους. Το φίλτρο Ομάδα εμφανίζεται όταν το σχολείο έχει ενεργές ομάδες.
3. Οικονομική Καρτέλα Μαθητή & Καταχώρηση Πληρωμών
Κάθε μαθητής έχει ατομική οικονομική καρτέλα που εμφανίζει:
- Το πακέτο που του έχει ανατεθεί.
- Αναλυτική λίστα δόσεων με κατάσταση (Εξοφλημένη / Εκκρεμής / Ληξιπρόθεσμη).
- Ιστορικό όλων των πληρωμών.
Καταχώρηση Πληρωμής
- Μεταβείτε στο Προφίλ Μαθητή → Καρτέλα Οικονομικά.
- Πατήστε «Καταγραφή Πληρωμής».
- Συμπληρώστε:
- Ποσό που πλήρωσε ο μαθητής/γονέας.
- Τρόπος Πληρωμής: Μετρητά, Κάρτα ή Τραπεζική Κατάθεση.
- Ημερομηνία συναλλαγής.
- Σχόλια (προαιρετικά, π.χ. αριθμός παραστατικού κατάθεσης).
- Πατήστε «Αποθήκευση». Το υπόλοιπο του μαθητή ενημερώνεται αυτόματα.
Μετά την αποθήκευση, το σύστημα:
- Δημιουργεί αυτόματα μία ψηφιακή απόδειξη εισπράξεως.
- Εάν είναι ενεργοποιημένη η διασύνδεση myDATA, τη διαβιβάζει αυτόματα στην ΑΑΔΕ (βλ. παρακάτω).
4. Συναλλαγές
Η καρτέλα Συναλλαγές εμφανίζει το αναλυτικό ιστορικό όλων των εισπράξεων:
- Εφαρμόστε φίλτρα ανά ημερομηνία, τρόπο πληρωμής ή κατάσταση myDATA (Διαβιβάστηκε / Εκκρεμεί / Σφάλμα).
- Κατεβάστε αντίγραφο οποιασδήποτε απόδειξης σε μορφή PDF.
- Ακυρώστε λανθασμένες πληρωμές (εφόσον δεν έχουν διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ).
5. Διασύνδεση myDATA (Ελλάδα)
Το myDATA είναι η ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ (Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων) για την ηλεκτρονική υποβολή παραστατικών. Εάν το εκπαιδευτήριό σας εκδίδει Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών (ΑΠΥ) ή Τιμολόγια, η σύνδεση με myDATA είναι νομικά υποχρεωτική.
Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε
Προτού ρυθμίσετε τη διασύνδεση, συγκεντρώστε τα εξής από τον λογιστή σας ή από το taxisnet:
| Στοιχείο | Πού το βρίσκετε |
|---|---|
| ΑΦΜ Επιχείρησης | Έντυπα εφορίας / taxisnet |
| Κωδικός Χρήστη Taxisnet | Taxisnet (gov.gr) |
| API Key myDATA (User ID + Oink Code) | Πύλη myDATA → Παραμετροποίηση → Στοιχεία Σύνδεσης API |
| Σειρά Παραστατικών | Καθορίζεται από εσάς/λογιστή (π.χ. Α, Β, Σειρά 1) |
| Τύπος Παραστατικού | Σε συνεννόηση με λογιστή (συνήθως Τύπος 1.1 για ΑΠΥ) |
Πώς να αποκτήσετε το API Key myDATA
- Συνδεθείτε στο taxisnet (https://www.taxisnet.gr) με τους κωδικούς σας.
- Από εκεί μεταβείτε στην πύλη myDATA (https://mydata.aade.gr).
- Επιλέξτε Παραμετροποίηση → Στοιχεία Σύνδεσης API.
- Θα βρείτε εκεί τα εξής πεδία:
- User ID: Ο κωδικός χρήστη σας για το API.
- Subscription Key (Oink Code): Το μυστικό κλειδί σύνδεσης — αντιμετωπίστε το ως κωδικό πρόσβασης.
- Αντιγράψτε και τα δύο αυτά στοιχεία.
Μην μοιράζεστε το Subscription Key / Oink Code με μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Εάν υποψιάζεστε ότι έχει εκτεθεί, ανανεώστε το άμεσα μέσω του myDATA portal.
Ρύθμιση myDATA στο paideus
Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις → Ρυθμίσεις myDATA (βλ. Ρυθμίσεις). Η κάρτα εμφανίζεται μόνο όταν η λειτουργία είναι ενεργή για το σχολείο σας.
- Διαπιστευτήρια ΑΑΔΕ: εισάγετε το AADE User ID και το Subscription Key που αντιγράψατε από το myDATA portal και πατήστε Δοκιμή Σύνδεσης.
- Λειτουργία: επιλέξτε Περιβάλλον (ξεκινήστε με Sandbox, όπου οι διαβιβάσεις δεν καταχωρούνται στην ΑΑΔΕ, και περάστε σε Production μόνο αφού τελειώσουν οι δοκιμές) και Τρόπο Υποβολής (Χειροκίνητη ή Αυτόματη).
- Στοιχεία Επιχείρησης: Επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ και Διεύθυνση.
- Ρυθμίσεις Παραστατικών: Σειρά Παραστατικών, Κατηγορία ΦΠΑ και αρίθμηση.
Πώς γίνεται μια αυτόματη διαβίβαση
Όταν η αυτόματη διαβίβαση είναι ενεργοποιημένη, κάθε φορά που καταχωρείτε μια πληρωμή:
- Το σύστημα δημιουργεί αυτόματα ένα παραστατικό με τα στοιχεία του μαθητή και το ποσό.
- Διαβιβάζει το παραστατικό στην ΑΑΔΕ μέσω του API.
- Η ΑΑΔΕ επιστρέφει έναν αριθμό ΜΑΡΚ (μοναδικός κωδικός αναγνώρισης παραστατικού).
- Ο αριθμός ΜΑΡΚ αποθηκεύεται στη συναλλαγή και εκτυπώνεται στην απόδειξη.
Η κατάσταση κάθε συναλλαγής εμφανίζεται στην καρτέλα Συναλλαγές με ένδειξη:
- Διαβιβάστηκε — επιτυχής λήψη ΜΑΡΚ.
- Εκκρεμεί — η διαβίβαση είναι σε εξέλιξη.
- Σφάλμα — αποτυχία διαβίβασης (βλ. κωδικό σφάλματος και επικοινωνήστε με τον λογιστή σας).
Εάν μια συναλλαγή έχει κατάσταση Σφάλμα, μπορείτε να πατήσετε «Επαναδιαβίβαση» απευθείας από τη λίστα Συναλλαγών αφού διορθώσετε το πρόβλημα (π.χ. λανθασμένο API key).
Έλεγχος ιστορικών πληρωμών
Αν καταχωρήσατε πληρωμές πριν ενεργοποιήσετε το myDATA, εμφανίζεται banner στα Οικονομικά: πόσες ιστορικές πληρωμές χρειάζονται έλεγχο.
- Πατήστε Έλεγχος τώρα (ή Έλεγχος ιστορικών πληρωμών στις Ρυθμίσεις → myDATA).
- Οι πληρωμές χωρίζονται σε Ηλεκτρονικές Πληρωμές και Μετρητά.
- Επιλέξτε εγγραφές και είτε Υποβολή Επιλεγμένων στο myDATA, είτε Σήμανση Επιλεγμένων ως Διεκπεραιωμένων (αν το παραστατικό εκδόθηκε ήδη εκτός πλατφόρμας).
- Πατήστε Ολοκλήρωση Ελέγχου όταν τελειώσετε, ή Αργότερα στο banner για να το αναβάλετε.
Η σήμανση ως διεκπεραιωμένων είναι οριστική για τους ελέγχους συμμόρφωσης myDATA — χρησιμοποιήστε την μόνο αν το σχολείο έχει ήδη εκδώσει παραστατικό αλλού.